Een rechtsgeldige ALV organiseren in zeven stappen

Vergadering · 2 min lezen

Van oproeptermijn tot notulen: waar een algemene ledenvergadering aan moet voldoen om besluiten rechtsgeldig te nemen.

De ALV is het hoogste orgaan van de VvE, niet het bestuur. Grote uitgaven, de jaarstukken, de begroting en wijzigingen in het beleid vragen een besluit van de vergadering.

Stap voor stap: (1) plan de datum en reserveer een locatie, eventueel met een videoverbinding zodat leden op afstand kunnen meedoen; (2) verstuur de uitnodiging mét agenda op tijd: uiterlijk de oproeptermijn uit het reglement vóór de vergadering: 15 volle dagen (alleen onder de oudere modelreglementen van 1972, 1973 en 1983 is dat 8 dagen; bij een voorstel tot wijziging van de splitsingsakte altijd 15 dagen, art. 5:139 lid 2 BW); (3) verzamel volmachten van wie niet kan komen; (4) stel bij aanvang de presentielijst en het aanwezige stemgewicht vast; (5) toets het quorum als de statuten dat eisen; (6) stem per agendapunt en leg de uitslag vast; (7) werk de notulen uit met een besluiten- en actiepuntenlijst.

Online meestemmen bij een fysieke ALV kan, mits vooraf goed geregeld: leg in de uitnodiging vast hoe leden op afstand deelnemen en hun stem uitbrengen. Een volledig online ALV, zonder fysieke vergadering, mag sinds het vervallen van de tijdelijke coronawet (1 februari 2023) niet meer, dat kan pas weer zodra de nieuwe wet voor digitaal vergaderen in werking treedt. Hoeveel stemmen elke eigenaar heeft, staat in de splitsingsakte: vaak naar breukdeel, soms één stem per appartement.

De notulen worden op de eerstvolgende vergadering formeel vastgesteld. Bewaar per besluit het aantal stemmen voor en tegen: bij een geschil telt wat er is vastgelegd.

Algemene informatie, de splitsingsakte en het reglement van uw eigen VvE gaan altijd voor. 12VvE helpt u dit in de praktijk te regelen, van MJOP tot jaarstukken.